Achat 2BAC - Kezakoo

Fiche de cours

Si on prend une personne physique dans sa vie normale qui consomme en achetant des produits désirés, l'achat dans son cas se limite dans une seule action qui fournit les biens voulus par contre si on décide de changer l'environnement en traitant celle professionnelle avec une entreprise donnée, elle a toute une fonction qui s'appelle achat, joue un rôle de liaison important dans l'entreprise avec les fournisseurs externes (les marchés en amont) et l'achat ici ne se limite pas uniquement à une seule étape pour fournir les inputs, donc

On veut dire quoi par l'achat ?
Quel est son processus s'elle n'est pas une seule étape ?
Quels sont ses objectifs et son organisation?

Définition de l'achat

تعريف

L'achat est une activité qui cherche à fournir à l'entreprise non seulement les inputs : les marchandises, les matières et fournitures ou services destinés à la production. Il s'intéresse aussi à tous les autres besoins d'exploitation de l'entreprise.

Le processus d'achat

Le(s) besoin(s)

La réception des besoins exprimés, par des demandes d'achat. Cette demande est émise par :

Les services utilisateurs : un atelier, un département administratif.
Les services du "commercial – achat : lorsqu'il s'agit d'achats réguliers.
Le service magasin : qui déclenche par l'approvisionnement quand il constate la baisse du stock.

la prospection des marchés

La recherche des fournisseurs capables de satisfaire les besoins exprimés. Elle se fait à l'aide de :

Contacts directs.
Annonces professionnelles dans des revues spécialisées.
Visites de salons organisés par les fournisseurs.
Catalogues distribués par des fournisseurs.
Pour les marchés importants, on recourt aux appels d'offres.

La sélection des fournisseurs

Il faudra analyser et évaluer les offres des fournisseurs possibles pour choisir le (s) meilleur(s) fournisseur(s). Les principaux critères (ou moyens) sont :

Critères quantitatifs

Prix et les réductions commerciales et financières.
Quantité…

Critères qualitatifs

Notion de la commande : La commande est un document contractuel, rédigé par le client, envoyé au fournisseur en mettant des obligations réciproques, les deux principales : Le fournisseur doit livrer la commande conforme aux critères du contrat par contre le client doit payer conformément aux critères du contrat.
Formes de la commande : Plusieurs moyens sont utilisés :

- Bon de commande : Un document envoyé au fournisseur auprès son Il contient les conditions d’achat déjà mentionnées. Le fournisseur adresse en retour l’accusée de réception à son client pour soit confirmer ou corriger la commande.
- Bulletin de commande : Un document qui est envoyé par le fournisseur à son client afin qu'il remplisse les quantités voulues.
- Lettre de commande.
- Fax
- Téléphone
- Internet…

انتباه

S'il y a un retard de livraison des marchandises et matières, il faudra faire une nouvelle relance avant d'en arriver à une mise en demeure de livrer sous la forme d'une lettre recommandée obligatoirement avec un accusé de réception.

Le suivi et la surveillance

Après la passation de la commande, le service achat doit assurer le suivi de la commande. Le suivi se concrétise par :

La confirmation de la commande par le fournisseur.
Surveillance des délais de livraison.
Relance du fournisseur s'il y a un retard.

La réception et le contrôle

L’envoi de la commande est accompagné d'un bon de livraison. A la réception des marchandises et matières, le service achat doit contrôler obligatoirement la conformité de la livraison à la commande et envoie le bon de réception. Le contrôle est divisé sur deux :

Le Contrôle quantitatif : Vérification la quantité à travers le contrôle du nombre de colis, des articles, etc.
Le Contrôle qualitatif : Vérification de l’état et de la qualité des articles. Ce contrôle peut être un contrôle exhaustif, c’est un examen individuel de chaque article ou un contrôle statistique, c’est un examen d’un échantillon choisi (si le nombre des articles est élevé).

ما يجب معرفته

La fonction achat est en charge de la réception des besoins exprimés, par des demandes d'achat à travers les services concernés, la consultation via des appels d'offres et la sélection des fournisseurs en rapprochant les appels d'offres aux cahiers de charges. Plus qu'une négociation avec le ou les fournisseurs sélectionnés, les meilleures conditions commerciales à travers l'étude des offres et la mise en place de contrats et une passation de la commande (la rédaction et l'envoi) pour finir avec le suivi et la relance éventuelle des commandes jusqu'à la livraison au lieu et la date convenus, en quantité exprimée et dans la qualité définie dans le cahier des charges pour arriver à nos objectifs de qualité, de coûts, de délai, de flexibilité, de sécurité et de continuité.

Les objectifs d'achat

Objectif des coûts : le service d'achat cherche toujours à réduire les coûts d'achat par le choix du fournisseur offrant des prix plus judicieux et à minimiser les coûts stockage.

(La règle : on ne stocke que si c'est absolument nécessaire).

Objectif de qualité : la qualité est une condition importante pour la réussite d'un produit. Le choix du produit et de fournisseur de qualité assure une sécurité absolument indispensable pour l'entreprise. Par un tel choix, l'entreprise limite les coûts inutiles, de trop (coûts des retards ou erreurs de livraisons...).

Objectif de délai : La livraison par le fournisseur dans les délais mentionnés dans le contrat peut éviter les problèmes de la rupture d'activité et par conséquent assure la satisfaction des clients.

Objectif flexibilité : l'obtention des produits au moment voulu.

Objectif sécurité et continuité : l'achat dans le respect des conditions mentionnées dans le contrat en évitant les problèmes de rupture pour s'éloigner de tout arrêt ou ralentissement de la production.

ما يجب معرفته

L'achat a plusieurs objectifs, parmi eux on a l'objectif lié aux coûts qui consiste à les minimiser , l'objectif lié à la qualité en cherchant la meilleure, l'objectif lié aux délais sert à respecter les délais mentionnés au niveau du contrat sans retard, l'objectif lié à la flexibilité qui assure une disponibilité des produits au moment du besoin pour finir avec l'objectif sécurité et continuité qui garantit l'achat des produits dans les conditions du contrat en évitant les arrêts et les ralentissements de la production.